読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

緊急時の情報発信のポイント

言葉 コミュニケーション

 言葉に関する仕事(企業や個人のメッセージ発信の支援)をしているので、その立場から、緊急時の情報発信のポイントをまとめておきます。

  • (1)正確な情報を伝える。事実を伝える。(「いつ」「どこで」「何が」起きたか。数字・数量。連絡だけなのか、行動を求めるものか。行動を求めるものであれば、「誰に」「いつ」「何を」してほしいのか。返信や、そこから先の伝達が必要か否か。)
  • (2)正確さを最重視しつつ、できるだけ早いタイミングで伝える。
  • (3)伝える相手によって、「わかりやすさ」に留意(社内なのか、社外なのかで、わかりやすさのレベルは異なる)
  • (4)それらをふまえた上で、なるべく簡潔に。
  • (5)いつの時点の情報なのか、日時を必ず入れる(複数の情報が交錯した場合に、新しい情報を参照できるように)
  • (6)複数の情報伝達ルートを確保しておく。

 これらは、口で言うのは簡単ですが、突然やろうと思っても難しいもの。やはり、日頃からの訓練が重要であることは、いうまでもありません。
 コミュニケーションに限りませんが、今回、日頃の訓練の重要さを痛感させられました。たとえば、身近な例を申し上げると、私の子供の通う小学校では、毎年、災害時を想定した「引き取り訓練」が行われており、今回の震災時も、比較的スムーズに引き取りができました。ただそれでも、「訓練」と「実際」の違いを配慮しなかったために、小さなミスは生じました。
 今回の震災では、「想定外」のことばかりが起こっているので、事前の準備や訓練が難しかったことは、十分すぎるほど理解できます。それを踏まえたうえで、今後への備えとしては、「想定」そのものを見直し、複数のシナリオを考え、それに沿った情報伝達や行動の事前訓練を行っておくことが大事だと言えます。

*上記(3)の「わかりやすさ」については、下記エントリーをご参照ください。
「わかりやすさ」がなぜ大事なのか