メールの常識?非常識!?その2

 一昨日、知人二人(Aさん、Bさん)と食事をしていたときのこと。以前と同様、やはり「メールの書き方」が話題になった(以前とは別の方たちだったにもかかわらず)。
 「なぜメールだと、争いがエスカレートしやすいのか」という古典的テーマについて話したのだが、そのときのAさんの次の言葉に、「なるほど」と私とBさんは思わず膝を打った。

メールだと、何回も読み返せてしまうので、怒りが増幅しやすい。だから、メールにはネガティブな感情をのせてはいけない。

 確かに、電話や直接会って話す場合は、少々痛いことを言われても軽く聞き流せるということは多いし、時間が経てば経つほど、耳から聞いたことというのは、忘れてしまいやすい。その一方、メールだと、時間とともに消えていかないばかりか、読み返すたびに、印象は増幅されていく。感謝の気持ちを伝えるメールなど、増幅されるのが好ましい場合は良いけれど・・・。
 そして、Aさんの、もう一つのアドバイス。

書いてから送るまで5分おくこと。そして送る前にもう一度読み返すと、誤字脱字や、まずい表現に気づくことが多い。

 これも、粗忽な私にはぴったりの戒めである。5分後送信が無理でも、せめて、「相手の立場」で一度読み返してから送るようにしよう。
 ちなみに、この二つのアドバイスを加えた、私のメール送信時のチェックポイントは以下の通り。ご参考まで。

1  相手のお名前を書き間違っていないか。送付先アドレスを間違えていないか(同姓の他の人と間違えていないか)。
2  添付ファイルはちゃんと添付したか。
3  メールのタイトルはRe:○○のままで良いか。(Gmailの場合、タイトルが隠れているので、要注意)
4  忙しい相手に送るビジネスメールの場合は、結論を先に持ってくる。
5  批判・怒りなどのネガティブな感情はメールにはのせない。送る前に相手の立場で読み返す。