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メールの常識?非常識!?

コミュニケーション

For Net Geners, e-mail is so yesterday.(...)It was also seen as a more formal method of communication.
――Don Tapscott "Grown up Digital" p.46

しばらく前の話であるが、旧知の年長者と話をしていて、私がメールの常識だと思っていたことが、実はそうでなかった、とわかって愕然としたことがある。
その方にメールでアポイントをとるとき、目上の方だし、忙しい方だから、『○日何時、△日何時のうちから選べ』という書き方はまずいだろう、と思いこんでいた。だから、『来週の○日以外の日でご都合の良い日時をご指定ください』的な書き方をしていた。極力、日時の幅を長くとってあげたほうが、相手にとって親切だろうと勝手に思っていたのである。
そうしたら、「日時の幅が長くとってあると、かえって選べない。基本的に常に忙しいから。○日何時、△日何時、と限定した選択肢を示された方が、△日はこの時間はだめだけれど、1時間あとならだいじょうぶ、といった返し方ができる。」とのこと。ガーン。長年、常識だと思っていたことが、実は非常識だったとは。
それから、添付ファイルはまず読まないとのこと。多少長くても、本文に書いてあれば、5秒でぱっと見られるが、添付ファイルを開けると20秒は要する。送付者とタイトルを見て、添付ファイルは見る必要が無いと思ったら、開けないという。(それまで、その方に何度も添付ファイル付きのメールを送っていた。)
そして、長文のメールのときは、なるべく「何月何日に何をせよ」という部分を最初に書いて欲しいとのこと。長々と文章が続いて、最後に、「何月何日までに出欠の返事がほしい」という主目的が書いてあるのは困る、と。(この、「最後に主目的」も、しばしばやってしまっていた。)
初対面の方にメールを出す場合は、それなりの気配りが必要だが、何度かお目にかかった方には、その方が忙しい方であればあるほど、メールはビジネスライクにしたほうがよさそうである。
たしかに、忙しい方であればあるほど、メールのご返事をいただくのが早く、ぴりっとした単文(3行くらい)で書かれていることが多い。
自分に染みついた、eメール≒手紙という感覚を、いったん捨てることが必要かもしれない。本当に手紙を書くべき時は、手書きで手紙を書いて郵送すればよいのだから。